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    三个小窍门,让你的办公室工作井井有条
    发布时间:2018年11月22日 [打印]

    排球比分 www.yqljh.com 一、合理分配时间

    秘书工作者每天经手的事务千头万绪,首先要学会的,就是合理地安排时间。

    按事务的重要性来分配时间

    首先是极其重要的。耗时费力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的,是需要经常思考琢磨的一个过程。比如,重要文稿的起草,需要长时间的调查研究,必须认真对待。

    其次是一般重要的。例如,实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等,力争用一天或几天时间完成。

    最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务,可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。

    按日常工作的特性来分配时间

    秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性,应该采用不同的应对办法:

    常规性工作按规矩办。所谓常规性工作,是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行,每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作,应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”,包括法规、制度、措施、公约、程序等,也包括约定俗成且行之有效的传统做法。

    临时性工作分门别类办。秘书工作者经?;嵊龅郊苹獾墓ぷ?,对于这类工作,应对的办法是:分门别类办。一是分清急缓,急事抓紧办;二是分清轻重,重要事重点办;三是分清性质,性质严重的马上办,具体操作时有现成规矩可循的按规矩办;无现成规矩可循的按领导的指示办;既无规矩可循、领导指示又不明的探索着办。实践中,第三种情况还是不少的,因为现成的规矩往往滞后,这就需要有改革创新的精神和理论探索的勇气。

    要注意的是,顺手就可以完成的事,即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如,正在写材料时突然接到一个电话,请通知某某几点开会,那就不妨赶快拨个电话告诉某某,这件事就算完成了。若放下来,则有可能因为集中精力写材料把这件事忘了。一般来说,当天的工作应尽量当天完成,因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。

    突击性工作全力以赴办。所谓突击性工作,是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的,也可能是计划外的,往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。

    二、科学编制程序

    生活中,可以听到或看到这样的例子:一名负责上万件物品管理的仓库保管员,蒙上眼睛可以随手拿出所要的任何一件物品;一名被蒙住眼睛的战士,可以把拆得七零八落的冲锋枪很快地装配起来。例子中的当事人,都是按一定的程序办事。按程序办事,一般不会把其中的一个环节落下。即使落下,也会马上发现、及时纠正。而程序有的有统一模式,有的则是当事人自己编的。

    空军的一位机械师,怕检查飞机时漏掉某个部分,就设计了一套行进的线路,先看什么,后看什么,按线路走,省工省时不忘事,后来作为一个工作方法进行推广。这个经验是完全可以被秘书工作所借鉴的——把自己所担负的工作编个程序,按设定的“线路”走,这就是一种科学规划的方法。

    一般来说,公务人员经手的事,可分为“硬件”和“软件”两部分。所谓“硬件”,是指经手的东西、物品应该有秩序地存放,需要用时不至于忘了存放地方,到处找不着。所谓“软件”,是指负责办理的事情,呈送、传阅文电等,也要有个“程序”,自己设计好后,按路线走。这样,一般来说,就不会落下什么事了。

    例如,秘书工作者传达通知是常事,那就要把传达通知的“程序”设计好——可根据单位的编制序列等排出“线路”,每次都按“线路”传达并予以记录,形成习惯。这样做,即使中间办点别的事,也不至于落下某个单位。

    三、记事讲究窍门

    小本随身带

    秘书工作者的工作,大到为领导决策服务,小到收发文件、打扫卫生、通知开会等,比较繁杂。人的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事都记住,单凭脑子是不够的,需要借助工具。在诸多工具中,最原始、最可靠、最基本的工具,就是“小本子”。

    秘书工作者上岗第一件事,就是备个小本子,其大小以能够装在口袋里随身携带为宜。这个小本子主要记什么呢?

    可包括当日自己的主要活动;

    本单位的大事;

    领导交办的事;

    会议决定的需要自己办的事;

    别人交办的事或反映的情况;

    自己想到的事和对完成任务的设想、计划等。

    把事情记下来之后,经常翻一翻。急事马上办;一般的事列入计划办;需要领导同意的事,及时请示。

    记事的方法不必太正规,字迹自己看得懂就行,文字也不必仔细推敲。事情的时间、地点、人物、过程等如实记载。一般情况下,一事一记,办完一件,划掉一件。

    朝思暮想

    有时候即使备了小本子,由于杂事太多,还是难以全记下来。这时候,就需要运用“朝思暮想”的办法。

    晚上睡觉前,把一天所见、所闻、所做,过一遍“电影”,想一想:今天要办的事情办完没有;有什么不周到的地方明天要补办;有什么事情今天没有办,明天还要办什么新的事情。

    这种回忆,不是事无巨细,而是择其要者,想其主要的事情,记下主要的事情。这种回忆,不是苦思冥想、彻夜不眠,而是在脑子里“过”一下,以不影响休息为宜,否则第二天就没有精神工作了。

    早上起床或上班前,把今日要办的事、昨日遗留的事想一下。特别是对易忘的事和时效性比较强的事,例如,几点开会,几点接人,领导几点有什么活动等,要在脑子里“过”一下,排一下计划,这样做一般就不会忘事了。

    朝思暮想,说起来简单,做起来却不容易,特别是每天坚持不易。但如果不能做到每天早晚一想,这个方法的作用便谈不上了。因此,初时要“强迫”自己朝思暮想,时间久了,形成习惯就自然了。要真正做到“情不自禁”地朝思暮想,是需要有事业心和责任感的。

    早晚一查

    某单位曾经发生过这么一件事:秘书小王起草了呈上级机关审批的请示件。一个多月过去了,上级机关催问此事,小王说早寄出去了。于是从收发文件系统开始追查这份请示件的下落。查来查去,最后从小王的抽屉里查出来了。领导问小王是怎么回事,小王解释说,我记得是发出去了,怎么会在抽屉里呢?

    其实,当时小王正要发文时,下班时间到了,他就把文件往抽屉里一放,想着第二天再发。第二天上班后,因为杂事很多,就把这件事忘了。

    这种把公文放在抽屉或保险柜里而误事的现象,还是不少的。要改变这种现象,简单的办法就是早晚一查、每周一清。

    每天上班后,除了打扫卫生外,第一件事就是打开抽屉或保险柜,看一看有没有需要当天处理的公文。每天下班前,查一查还有没有需要处理的公文。如果有,请注意放在上面的抽屉内,或放在办公桌上的显眼位置,方便第二天一上班就能看到。

    每周不妨清理一次办公桌、保险柜,这样不仅可以使物品经常处于摆放有序的状态,也可以检查出压在办公桌抽屉里、保险柜内的公文,避免发生积压公文的问题。

    (来源:秘书工作 编辑:王晨雨)

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